O czym należy pamiętać podczas organizacji uroczystości?

Category: Turystyka

Czasami konieczna jest organizacja spotkania większej ilości osób z okazji jakiejś uroczystości rodzinnej lub imprezy integracyjnej w firmie.

Jeśli nie chcemy, bądź nie mamy możliwości zorganizować takiego spotkania w domu lub w siedzibie firmy musimy znaleźć miejsce spotkania. Istnieją specjalnie przedsiębiorstwa, które zajmują się organizacją takich imprez. Zależnie od ilości osób skorzystamy z oferty różnych firm.

Mała ilość osób.

hotel2Organizując na przykład spotkanie rodzinne lub imprezy integracyjne, gdzie ilość nie przekroczy kilkudziesięciu osób możemy spokojnie wynająć dom gościnny, który oferuje wynajęcie sali, najczęściej razem z obsługą przyjęcia, a także z przygotowaniem jedzenia. W przypadku skorzystania z oferty tego typu musimy zadbać o policzenie liczby gości, tak aby sala była wystarczająco duża, ale także o ilość posiłków jaką chcemy podać. Jeśli podczas uroczystości ma być miejsce na zabawę, czyli na przykład na taniec, także musimy zawrzeć to w planach, ponieważ obsługa musi przygotować odpowiednią ilość miejsca.

Jeśli planujemy zorganizować spotkanie, które jest oficjalne, czyli na przykład spotkanie udziałowców firmy, szkolenie lub innego rodzaju ważna uroczystość powinniśmy zastanowić się nad wynajęciem sali konferencyjnej. Sala konferencyjna wyposażona jest we wszystko co może być potrzebne podczas tego typu spotkań, czyli:

  • projektor,
  • mównica,
  • nagłośnienie,
  • wygodne krzesła.

Osoby wynajmujące tego typu sale często oferują możliwość zamówienia drobnej przekąski, a także zimnych i ciepłych napojów. Przekąski w odróżnieniu od domów gościnnych najczęściej nie są przygotowywane na miejscu, tylko przywożone przez firmy oferujące catering.

Duża ilość osób.

wedding-91797_1280_1Jeśli organizujemy imprezę na której znajdzie się kilkaset bądź nawet więcej osób to na pewno nie znajdziemy domu gościnnego, który przyjmie taką ilość osób. Imprezy o takim rozmiarze najczęściej są organizowane w hotelach, w większych miastach. Hotel organizuje takie uroczystości najczęściej dla dużych przedsiębiorstw, które zapraszają wszystkich swoich pracowników na podsumowanie roku. W przypadku tak dużych przyjęć organizacją często zajmuje się personel wyspecjalizowany w tego typu sytuacjach. Wystarczy podać ilość osób oraz ogólny zarys imprezy, a resztą zajmie się obsługa, która dopilnuje, aby wszystko było dopięte na ostatni guzik.
W przypadku tak dużych imprez zamkniętych stosuje się identyfikatory, ponieważ nie sposób spamiętać wszystkich zaproszonych osób, identyfikatory rozdawane gościom to prosty i tani sposób na wpuszczanie tylko tych osób, które zostały zaproszone. Na plakietkach można także zawrzeć informacje o imprezie, na przykład harmonogram.

Organizacja miejsc do spania.

wedding-322034_1280_1Podczas dłuższych uroczystości, bądź też jeśli wiemy, że gości czeka długa droga, musimy zająć się organizacją miejsc w których wszyscy uczestnicy imprezy spędza noc. Noclegi zależnie od ilości osób można zorganizować w domu gościnnym, bądź w motelu i pensjonacie. Zależnie od ilości osób, a także standardów jakie chcemy zapewnić możemy skorzystać z motelu, który jest tańszą opcją, jednak z ograniczoną ilością pokoi. Jeśli posiadamy dużą ilość osób do rozlokowania to powinniśmy skorzystać z oferty hotelu. Przed rozpoczęciem imprezy powinniśmy ustalić z gośćmi ilość pokoi, a także ilu osobowe powinny być pokoje. Następnie należy poinformować ich o godzinach meldunku, jakie obowiązują w danym ośrodku.

Jak widać, razem z rozmiarem imprezy rośnie także trudność jej organizacji, ponieważ musimy zadbać o każdy detal, bo jeśli zapomnimy choćby o jednym pokoju, możemy zepsuć całą uroczystość. Jeśli nie czujesz się na siłach zawsze możesz skorzystać z usług firm specjalizujących się w organizacji przyjęć, specjaliści zajmą się wszystkim i nie zapomną o nawet najdrobniejszym szczególe, co jest gwarancją udanej imprezy.

Źródło: Hotel Best Inn Bydgoszcz – restauracja i noclegi